進入金融業不可不知的「自行查核制度」

法遵自查、內控自查、與重偶通報作業 (筆記)

2021/6/15更新

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自行查核制度

法源依據

《金融控股公司及銀行業內部控制及稽核制度實施辦法》

• 金融控股公司及銀行業應建立以下「內部控制」三道防線，維持有效適當之內控制度運作：(#6)

(1)自行查核制度

(2)法令遵循制度與風險管理機制

(3)內部稽核制度

• 內部稽核單位應辦理下列事項：督導業務管理單位訂定自行查核內容與程序，及各單位自行查核之執行情形。

• 金融控股公司及銀行業應每年訂定「自行查核訓練計劃」，依各單位之業務性質對於自行查核人員應持續施以適當查核訓練。

• 「金控公司各單位」及「子公司」每年至少須辦理一次內部控制制度自行查核，以及每半年至少須辦理一次法令遵循作業自行查核。

自行查核目的

• 驗證內部控制是否持續且有效的運作。
• 及早發現內部控制之缺失、降低法遵及作業風險，防杜弊端

自行查核類型

• 內部控制制度自行查核：每年一次。
• 法令遵循作業自行查核：每半年一次。
• 但如果沒有專責稽核單位，則應該每月辦理自行查核。

法令遵循作業自行查核

法遵自行查核主管之設置及職責

• 最高主管應指派自行查核主管一人，負責統籌、計劃、監督、執行自行查核工作，得設置「自行查核助理或小組」協助。
• 自行查核主管為非必要設置職位。
• 查核負責主管與查核人員應本獨立超然客觀之態度，就查核項目，依據相關之法令、規定，切實負責執行查核工作，查核負責主管並應進行查核工作之輔導與結果覆核。

法令遵循作業自行查核：自行查核執行程序

• 金控各單位及子公司得依實務訂定年度自行查核計劃(得與法令遵循事項自行評估作業之月份同步進行)，並送內部稽核單位備查。
• 自行查核應事先規劃查核日期、抽樣範圍、項目及查核人員，並編製人員配置表及準備適當之查核工具，如表單、底稿及電腦報表...等。
• 自行查核主管(或專責人員)於自行查核當日，通知各查核人員，並依照事先指定之查核項目辦理查核。
• 各類缺失改善情形追蹤應定期辦理。

法令遵循作業自行查核：自行查核報告之填寫、審核與呈報

• 自行查核完竣後，應彙整查核結果及缺失事項之覆核，送該單位或子公司最高主管簽核。
• 自行查核報告中應揭露：查核起迄日、查核人員、查核項目、抽樣範圍及查核結果等項目。
• 除子公司另有規定外，自行查核主管(或專責人員)應將自行查核報告於查核結束之次月15日前，副本函送子公司內部稽核單位或金控稽核室審核。
• 自行查核報告正本、工作底稿及相關附件表報資料應建檔備查，保存期限為五年。

子公司自行查核

• 未設置專責稽核單位之子公司應每月辦理自行查核作業紀錄，並將查核結果送<金控稽核室>
• 一般查核每年一次。
• 專案查核至少每月辦理一次。
• 指定查核由主管機關、董事會、高階管理階層或金控、稽核室視實際需要指定查核項目與範圍

內部控制制度自行查核暨評估作業

法源依據

• 《金融控股公司及銀行業內部控制及稽核制度實施辦法》
• 每年至少須辦理一次內部控制制度自行查核。(#25)
• 由董事長、總經理、總稽核及總機構法令遵循主管聯名出具內部控制制度聲明書，並提報董事會通過。(#14)
• 自行評估內部控制制度，除主管機關另有規定外，應先督促其內部各單位及子公司每年至少辦理自行評估一次，資料保存5年。(#22)

內部控制的目標與要素

• 確保達成營運之效果及效率，報導具可靠性、及時性、透明性及符合相關法令之遵循等目標。
• 三大目標：(1) 營運效果及效率；(2) 報導之可靠性、及時性、透明性及符合相關規範；(3) 相關法令之遵循。
• 五大要素：(1)控制環境、(2)風險評估、(3)控制作業、(4)資訊與溝通、(5)監督。

辦理內部控制制度自行查核暨評估

• 金控各單位及子公司專責人員應將相關附表副本送交金控<稽核室>
• 正本及相關證明文件請各專責人員應至少留存五年備查。
• 業務經營主要風險、內部及外部檢查缺失改善情形、其他外部檢查機構(如：會計師)所提改善缺失、內部稽核單位所提改善缺失、自行檢查及其他內部單位所提改善缺失。

作業流程

• 發動內控自評：金控<稽核室>通知所屬業務督導之最高主管、金控各部室及子公司辦理年度內部控制制度自行查核暨評估。
• 提交內控自評：金控各部室及子公司專責人員於公告期限內，將經核准之「內部控制制度自行查核暨評估工作底稿」及「彙總表」影本及影像檔送交金控<稽核室>。
• 彙整上呈：金控<稽核室>審核金控各部室及子公司檢送之查核暨評估結果後彙整上呈。
• 文件歸檔：金控各部室及子公司將評估結果正本至少留存五年備查。

重大偶發通報

作業依據

• 依據：《金融機構通報重大偶發事件之範圍申報程序及其他應遵循事項》。

何謂重大偶發事件

• 重大偶發舉例：
  • 人為或天然災害(如：地震、水災、火災、風災等)
  • 內部控制不良之舞弊案或作業發生重大缺失情事
  • 安全維護方面(搶奪強盜、重大竊盜、行舍或設備遭破壞或遭恐嚇等)
  • 業務方面(如投資或放款)有重大財物損失
  • 媒體報導足以影響信譽
  • 發生擠兌或恐有擠兌之虞
  • 發生資通安全事件，且造成客戶權益受損或影響機構健全營運
  • 支票存款戶發生單張退票金額達新臺幣一億元以上

重大偶發事件處理程序

發生重大偶發事件

• 立即通知治安或其他有關機關採取緊急補救措施
• 依外部規範進行申報

• 應儘速以電話及網際網路申報系統向金管會銀行局通報
• 應儘速以電話及書面傳真向中央銀行及中央存款保險公司通報
• 應於通報重大偶發事件之次日起，於七個營業日內函報詳細資料或後續處理情形

資料來源

• 《金融控股公司及銀行業內部控制及稽核制度實施辦法》
• 《金融機構通報重大偶發事件之範圍申報程序及其他應遵循事項》
• 金融業人員經驗交流